Ce que vous allez apprendre
- Comprendre le fonctionnement du secteur de l'événementiel
- Maitriser les outils de pilotage d'un événement
- Connaître le cadre réglementaire de l'organisation d'événements
- Etablir et compléter un tableau de budgétisation d'événement
- Maîtriser les règles de la communication événementielle
- Savoir anticiper les problèmes, incidents, délais et s'en protéger
- Coordonner une équipe dans le cadre de l'événement
- Monter et présenter un bilan post événement
Détails de la formation
A l’issue de cette formation, l’apprenant aura acquis toutes les connaissances nécessaires pour créer un événement à visée de la clientèle de loisirs (manifestations musicales, culturelles, festivals, soirée dégustation,…).
De la connaissance du secteur, aux outils employés en passant par des astuces organisationnelles et créatives, l’apprenant aura toutes les clés pour créer son premier événement dès la fin de la formation.
Deux heures d’accompagnement en visioconférence sont justement prévues à la fin de la formation pour revoir les notions à revoir et/ou les accompagner à créer leur premier événement. (La formation ne comprend pas la couverture des événements à visée professionnelle (MICE) tels les salons, séminaires, incentives et autres.)
Pour qui ?
- Professionnels du tourisme en développement de compétences
- Professionnels cherchant à diversifier leur activité viticole/agricole/hébergement
- Professionnels en reconversion (développement de compétences)
Pré-requis
- Niveau bac
- Connaissances en marketing et communication préférables
Contenu de la formation
Module 1- Diagnostic et définition du concept
- Définitions et chiffres clés
- Les différents types d’événements et leur finalit
- Les acteurs de l’organisation événementielle
- Le mini diagnostic stratégique
Module 2- Conception de l’événement
- Les questions à se poser avant de créer son événement (dégrossir le concept et définir le SMART)
- Définition du cahier des charges et exemples d’application
Module 3- Cadre réglementaire
- Identifier les autorisations nécessaires en fonction de votre événement
- Gestion des activités spécifiques (buvettes, musique et structures temporaires)
- La sécurité : un pilier incontournable
- Protéger votre événement grâce à des assurances adaptées
- Zoom sur la billetterie
Module 4- Budgétiser votre événement
- Identifier toutes les dépenses potentielles
- Evaluer et organiser les coûts
- Créer un tableau de suivi
Module 5- Communication et promotion de votre événement
- Etablir les bases de votre communication
- Développer une identité visuelle forte
- Les relations presse: un levier stratégique
- Varier les outils et les actions
- Optimiser votre visibilité grâce aux outils numériques
- Gestion de l’image et importance du questionnaire de satisfaction
Module 6- Coordonner votre événement
- Etablir et suivre un rétro planning précis
- Répartir et clarifier les tâches
- Gérer les imprévus efficacement
- Coordination en temps réel – pendant l’événement
- Anticiper l’évaluation et le bilan
Module 7- Evaluation, bilan, remerciements
- Mesurer les retombées et les impacts
- Collecte des données: des outils à prévoir en amont
- Analyser les KPIs : les indicateurs clés de performance
- Retombées médiatiques et relations presse
- Structuration du bilan de l’événement
- Conseils pour pérenniser et améliorer les éditions futures
- Remercier les partenaires, sponsors, exposants et participants
Suivi & évaluation
- Quizz à chaque fin de module
- Evaluation de fin de formation
- 2h d'accompagnement à la fin de la formation pour contrôler les acquis et mettre en pratique l'apprentissage
Ressources
- 10 vidéos
- Version PDF des modules en téléchargement
- Annexes téléchargeables (documents prêts à remplir)
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